Conversion panier-commande
Vous pouvez envoyer vos commandes directement à vos fournisseurs via Memento.
Le panier ne disparaît pas lors de la création de la commande. Il pourrait donc être utilisé à d’autres fins (catalogue PDF à titre d’exemple). Si vous ne voulez pas le conserver, vous pouvez le supprimer.
Saisie des quantités suggérées dans le panier et conversion d’un panier en commande
Seul les vues Défilantes et Grilles vous donnent la possibilités de saisir les quantités suggérées qui seront utiliser pour les commandes. Dans la vue Miniature, vous devez allez dans la fiche du produit.
Pour débuter la commande, vous devez appuyer sur le bouton Commander.
3 Options vont s’offrir à vous:
Convertir en commande : Tous les éléments du paniers seront ajoutés au panier avec les quantités suggérées, si la quantité suggérée est vide, le système mettra la quantité de 1 par défaut
Débuter une nouvelle commande : Une nouvelle commande est ouverte, mais c’est l’usager qui doit saisir les quantités commandées
Choisir une commande existante : Une commande existante est ouverte, mais c’est à l’usager qui doit saisir les quantités commandées
Vous devez inscrire le nom de la commande, l’emplacement de la livraison et remplir, au besoin, les champs optionnels comme le numéro de référence, Catégorie 1, Catégorie 2 et le champ “commentaires”.
Si le bouton Commander n’est pas disponible c’est parce qu'il n’y a pas d’emplacement de défini dans votre compte.
L'Option Ajouter un emplacement doit être créé par le gestionnaire du compte à partir de la section Paramètres dans l'onglet Administration, qui est disponible en cliquant sur votre nom d’utilisateur. Il est possible que vous ayez besoin de vous déconnecter et de vous reconnecter pour que le changement soit mis à jour. Pour ce faire, vous devez appuyer sur votre nom d'utilisateur et sur le lien Se déconnecter.
Vue de la commande
Pour voir une commande, vous devez appuyez sur le lien Mes commandes dans la partie supérieure de l'écran. L'écran vous présente toutes vos commandes en ordre décroissant de création.
Vous pouvez filtrer vos commandes pour voir toutes les commandes de votre organisation, toutes les commandes que vous avez créées ou toutes les commandes reçues.
Pour ouvrir une commande, appuyer sur le nom de la commande.
La liste du contenu peut être triée par ordre ascendant/descendant de titre, d’auteur, etc., simplement en cliquant sur le titre de colonne.
La partie du haut à gauche vous donne l'information pour la facturation et la livraison alors que la partie du haut à droite, vous donne le sommaire de la commande.
Les quantités ainsi que les champs modifiables sont disponibles pour faire des changements. Lorsque la quantité ou le prix sont modifiés, le sommaire est mis à jour aussi.
Si vous désirez retirer un titre, il faut mettre la quantité à zero.
Vous avez toujours l’option de retirer ou d’ajouter une note pour un titre en particulier.
Si la page Mes Commandes n’est pas disponible c’est parce qu'il n’y a pas d’emplacement de défini dans votre compte.
L'Option Ajouter un emplacement doit être créé par le gestionnaire du compte à partir de la section Paramètres dans l'onglet Administration, qui est disponible en cliquant sur votre nom d’utilisateur. Il est possible que vous ayez besoin de vous déconnecter et de vous reconnecter pour que le changement soit mis à jour. Pour ce faire, vous devez appuyer sur votre nom d'utilisateur et sur le lien Se déconnecter.
Ajout d’un ISBN qui n’est pas dans Memento
Vous pouvez ajouter un titre qui existe ou qui n’est pas dans Memento à votre commande encore ouverte.
Pour ce faire, saisissez l’ISBN et cliquez sur le bouton Ajouter. Si le titre n’existe pas, Memento vous demandera si vous voulez ajouter, si oui vous devrez inscrire le titre, le prix et l'éditeur.
Soumettre la commande au fournisseur
Fermez la commande: ceci ferme la commande est la rend disponible dans le module de réception des commandes. Il ne produit aucun fichier.
Exportez la commande: Pour envoyer votre commande par courriel, vous devez exporter la commande. Vous pouvez le faire en format PDF, Excel ou fichier CSV; un fichier peut être joint à l’envoi par courriel . Employez cette fonctionnalité pour les fournisseurs non-abonnés à Memento.
Soumettre la commande: Le bon de commande parvient au fournisseur dans son répertoire Mes commandes sous forme d’un Devis à la condition qu’il soit abonné à Memento. Vous devrez chercher le fournisseur pour lui envoyer votre commande.
Pour chercher un fournisseur pour pouvez entrer le nom de votre contact, le début du nom de la librairie, le nom de votre région ou le numéro de région
La soumission au fournisseur fermera cette commande. Aucune modification ne peut être apportée aux commandes envoyées.
Voir les commandes recues
Une alerte apparait dans le compte du fournisseur (s'il est abonné à Memento) lorsque la commande est reçue.
Pour afficher les commandes recues, vous devez aller dans la section Mes commandes et vous assurer que le filtre Afficher les données de la page affiche Les commandes que j’ai recues.
Vous pourrez ensuite exporter la commande dans le format Excel, CSV ou pdf pour la traiter.